其實所謂的文員也就是文職人員,即主管經(jīng)理之助理之類的。但是在不同的公司,文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下,文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)(接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等)之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外,有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作(公司不同會有具體的要求:就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同,當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的),一些大的公司對語言也有所要求的(普通話,英語之類的),另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)(工作態(tài)度、思想品德、工作能力等)。
工行文員分兩類:第一類,文員即普通意義的文員;第二類,“文員”即非普通意義的文員。
主要分:行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員
行政文員主要負責辦公室日常事務(wù)。
人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。
文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件。
檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關(guān)的資料。
銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。
1、接待來訪:來訪者不同,事有大小,文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人,應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖,并引其進入會客室或告知各部門接洽人,不論對方要求見面還是預(yù)約。對不宜會見的人,在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由,拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù)。
2、接聽電話:接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”,然后記下對方的姓名、工作單位等,根據(jù)對方情況,不妨礙時可明確回答,但一般不說總經(jīng)理是否在。
3、轉(zhuǎn)達:需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容,并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。
4、文件的收發(fā)及分送:收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的,還是需文員再進行處置和整理的,或者是私用文書(這些區(qū)分的范圍需事先請示主任)。需主任辦理的要直接送主任,主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞,可用電話告知。
1、日程的設(shè)計及其安排:對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理,并隨時進行調(diào)查,協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表,必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。
2、準備及安排:有些工作需要特別的準備和安排,這些工作通常都有一定的時間限制,因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>
文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。
1、在辦公室內(nèi):平常經(jīng)常使用的辦公物品及備用品,應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量,為此,應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細表,在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。
2、主任外出時:主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等,每天都應(yīng)該注意事先做好準備好一定數(shù)量,需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。
3、文件、資料的準備:首先要弄清楚那些文件是重要的,如果不明白。要詳細詢問,以便將可能會用的文件材料一并準備齊全,然后畫一張文件明細表以方便使用。
1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂,并且隨時可以提用,需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類,并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi),使用中還要經(jīng)常整理,做到很容易查到文件。
2、整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。
3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件,此外還有機密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。
4、經(jīng)過整理后,對文件進行裝訂,并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表,將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。
1、清理桌面:臺歷每天調(diào)整日期,桌子要擦抹干凈,常用品要準備好,并按要求備齊數(shù)量,將前一天取出的圖書、文件放回原處,有破損和污染的物品要清掃更換。
2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方。
1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體,同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。
2、轉(zhuǎn)達主任意見或命令:表達主任意見要完整、準確,注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復(fù)向主任匯報。
該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理,包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。
1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表,至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下,要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。
2、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點:
(1)支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。
(2)日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量,若有特殊項目,應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。
(3)開具支票需有收據(jù)或其他憑證,并在支票上記下用途,由經(jīng)理蓋章。
(4)資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄,詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。
(5)銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳,接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。
3、各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全,并及時入帳,以免遺忘和推遲記賬。
公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。
1、進行調(diào)查工作時,秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員,并與之保持聯(lián)系,需要時提出調(diào)查課題請他們完成。
2、有些專家事項的調(diào)查,秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見,或在調(diào)查各方面情況后,將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。
文書工作有包括寫作信涵、起草文件,以及卷清和印刷文件三個方面。
1、信涵的完成:對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”,需要時選擇一種,略加增刪便可使用,較為方便。
2、文件的卷清及印刷:主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。
聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖,聽取對方的答復(fù),并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理。
招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待,多指派事務(wù)員或勤雜工來完成??畲ㄏ?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點、迎來送往等。
1、為經(jīng)理服務(wù)
(1)經(jīng)理外出時應(yīng)準備好車輛。
(2)回到公司時,要接過脫下的外套、帽子等,然后放到一定的地方,并隨時用刷子清潔衣物。
(3)從外面回到辦公室的時候,夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水,冬天要遞上熱毛巾或咖啡。
(4)要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。
2、為客人服務(wù):秘書還須對客人進行服務(wù),比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等候時,應(yīng)遞上報紙或畫報等。
文員在單位里的工作內(nèi)容還是很多的,但也被視為是一些基礎(chǔ)的工作,比如收發(fā)郵件、接待、文書、印信以及檔案等方面都由文員來做。雖然文員從事的工作內(nèi)容比較多,但因沒有太多的技術(shù)含量,所以在單位里來說資相并不是很高。
一般來說,文員的工資多少與所在的地區(qū)整體消費水平有關(guān)。比如一線大城市里的文員可以拿到四千及以上的工資,而小一些城市可能只有兩千多塊錢。工作的地區(qū)消費高自然工資也會高一些,消費低的地區(qū),文員工資了不會太高。
以在深圳工作為例吧,行政文員能獲得四千多的工資;人事文員在3800左右的工資;會計文員更高一些能拿到4千以上;還有生產(chǎn)文員可能只有3600元左右。如今快遞的發(fā)展迅速,所以還有跟單文員,能獲得每年4千元的工資。
不論是在哪個城市里工作,也不論是哪一種文員的類別,工資的多少與個人能力有很大的關(guān)系。雖然文員的技術(shù)含量看起來并不高,但那些工作時間久,工作經(jīng)驗豐富的文員同樣可以獲得較高的工資。關(guān)鍵的一點是,一定要堅持自己的工作,善于總結(jié)自己的工作經(jīng)驗,想要獲得高薪就要在工作中努力。