什么是文員

其實所謂的文員也就是文職人員，即主管經(jīng)理之助理之類的。但是在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復(fù)印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務(wù)（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。一般要求會基本的電腦操作（公司不同會有具體的要求：就是指對電腦的操作內(nèi)容和熟練程度有所不同，當然少數(shù)公司可能也不需要電腦的），一些大的公司對語言也有所要求的（普通話，英語之類的），另外就是當事人本身所具備的一些綜合素質(zhì)（工作態(tài)度、思想品德、工作能力等）。

文員分類

工行文員分兩類：第一類，文員即普通意義的文員；第二類，“文員”即非普通意義的文員。

主要分：行政文員、人事文員、文案文員、檔案文員、銷售文員

行政文員主要負責辦公室日常事務(wù)。

人事文員主要負責人事考勤、人員招聘、薪酬計算、社保辦理及后勤的管理。

文案文員主要負現(xiàn)起草文件合同等文件。

檔案文員主要負責管理公司文件、合同等相關(guān)的資料。

銷售文員主要負責協(xié)助銷售合同及其他營銷文件資料的管理、歸類、整理、建檔和保管工作。

辦公室文員的工作內(nèi)容

傳達事務(wù)

1、接待來訪：來訪者不同，事有大小，文員要區(qū)別對待。對應(yīng)該會見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達對方的意圖，并引其進入會客室或告知各部門接洽人，不論對方要求見面還是預(yù)約。對不宜會見的人，在請示相關(guān)人員后以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由，拒絕對方或是將個人意見報經(jīng)理后接受答復(fù)。

2、接聽電話：接聽電話時一定要先聲明“這里是××公司”，然后記下對方的姓名、工作單位等，根據(jù)對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說總經(jīng)理是否在。

3、轉(zhuǎn)達：需要轉(zhuǎn)達時要正確聽取對方的身份和要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，并準確、迅速地轉(zhuǎn)達。

4、文件的收發(fā)及分送：收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是直接呈送辦公室主任的，還是需文員再進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請示主任）。需主任辦理的要直接送主任，主任不在時如果有于之人直接有關(guān)的留言、電報、快遞，可用電話告知。

日常運轉(zhuǎn)工作

1、日程的設(shè)計及其安排：對所確定的應(yīng)由主任處理的事項如會見、出席會議的日期和時間進行記錄整理，并隨時進行調(diào)查，協(xié)助主任制定出日程表。日程計劃應(yīng)記入每月日程表，必要時在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。

2、準備及安排：有些工作需要特別的準備和安排，這些工作通常都有一定的時間限制，因此必須提前做好適當?shù)臏蕚洹?/p>

用品的整理

文員應(yīng)將主任工作中所需要的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。

1、在辦公室內(nèi)：平常經(jīng)常使用的辦公物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計一張用品及備用品的明細表，在上面記下品種和一月或一周所需數(shù)量以及補充的數(shù)量和補充日期。

2、主任外出時：主任外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)該注意事先做好準備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要做同樣考慮。這些需要準備的物品應(yīng)在詢問過主任后制做一張明細表事先貼好以防遺漏。

3、文件、資料的準備：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一并準備齊全，然后畫一張文件明細表以方便使用。

文件整理業(yè)務(wù)

1、為使主任處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時可以提用，需要對文件進行整理。整理工作首先要根據(jù)主任的意見將文件分類，并放入固定的裝具和內(nèi)容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易查到文件。

2、整理工作的關(guān)鍵是分類項目的確定和保管及整理文件用品的選擇與整理、借閱手續(xù)的完善。

3、業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類的文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用的三種。

4、經(jīng)過整理后，對文件進行裝訂，并給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取合租人意見后再制作一張文件分類的明細表，將表貼在保管場所或保管人的桌子上以便于參照。

整理清掃工作

1、清理桌面：臺歷每天調(diào)整日期，桌子要擦抹干凈，常用品要準備好，并按要求備齊數(shù)量，將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃更換。

2、室內(nèi)的物品要放在固定的地方。

代行業(yè)務(wù)

1、參加慶典、喪禮等儀式留心服裝和服飾品及行為以表達得體，同時還要十分講究寒暄、應(yīng)酬的用語。

2、轉(zhuǎn)達主任意見或命令：表達主任意見要完整、準確，注意簡潔迅速。有時根據(jù)情況還要將對方的答復(fù)向主任匯報。

會計實務(wù)

該項事務(wù)是指由經(jīng)理直接使用的幾種賬目的管理，包括各項物品的購入及發(fā)放、次產(chǎn)的調(diào)配及運用、現(xiàn)金收入及支出等方面的賬目記錄及管理。

1、關(guān)于次產(chǎn)狀態(tài)及收支情況要制作明細表，至少一個月要制作一張月報表。在特殊情況下，要隨時根據(jù)經(jīng)理及副經(jīng)理發(fā)要求拿出報表。

2、處理資產(chǎn)狀況還應(yīng)注意以下幾點：

（1）支持及收入可以根據(jù)原始憑證將其發(fā)生額記下現(xiàn)金出納賬中。現(xiàn)金出納賬中與先進余額的數(shù)額應(yīng)保持一致。票據(jù)上要有經(jīng)手人和秘書的印章以明確責任。將這些收據(jù)匯總后讓經(jīng)理過目。

（2）日常的現(xiàn)金支出應(yīng)限定一定的數(shù)量，若有特殊項目，應(yīng)申請?zhí)貏e支出的資金或開出支票。

（3）開具支票需有收據(jù)或其他憑證，并在支票上記下用途，由經(jīng)理蓋章。

（4）資產(chǎn)分為土地、建筑物、有價證券備用品及各種家具雜物的押金等。應(yīng)設(shè)立各種資產(chǎn)的臺賬及有價證券薄，詳細記錄各種資產(chǎn)的內(nèi)容、單價、數(shù)量及現(xiàn)有額及出入額等。

（5）銀行存款及郵政儲蓄要設(shè)存款底帳，接受款項者應(yīng)按名稱分別立帳并明示賬額。

3、各種物品的購入和發(fā)放應(yīng)注意有無使用申請、手續(xù)是否齊全，并及時入帳，以免遺忘和推遲記賬。

協(xié)助調(diào)查

公司的調(diào)查通常分為任命調(diào)查和一般性調(diào)查兩類。公司在開展各種調(diào)查調(diào)查時辦公室秘書需做好協(xié)助工作。

1、進行調(diào)查工作時，秘書應(yīng)選擇合適的專家、顧問進行委托或?qū)⑺麄兞袨檎{(diào)查委員，并與之保持聯(lián)系，需要時提出調(diào)查課題請他們完成。

2、有些專家事項的調(diào)查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調(diào)查各方面情況后，將意見和調(diào)查情況匯總后報告給經(jīng)理。

文書工作

文書工作有包括寫作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三個方面。

1、信涵的完成：對經(jīng)理會經(jīng)常使用的信件種類可事先匯集為“標準通信范圍例”，需要時選擇一種，略加增刪便可使用，較為方便。

2、文件的卷清及印刷：主要包括將草案以筆記形式卷清、用打字機打印、直接打印以及輯錄圖書雜志上的有關(guān)內(nèi)容等工作。

聯(lián)系業(yè)務(wù)

聯(lián)系工作就是要向經(jīng)理或副經(jīng)理轉(zhuǎn)達某項事情并向?qū)Ψ睫D(zhuǎn)告經(jīng)理或副經(jīng)理的意圖，聽取對方的答復(fù)，并將答復(fù)再反饋給經(jīng)理。

招待事務(wù)

招待是指在經(jīng)理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務(wù)員或勤雜工來完成?？畲ㄏ?qū)А⑹沾鏀y帶物品、奉送茶點、迎來送往等。

1、為經(jīng)理服務(wù)

（1）經(jīng)理外出時應(yīng)準備好車輛。

（2）回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并隨時用刷子清潔衣物。

（3）從外面回到辦公室的時候，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天要遞上熱毛巾或咖啡。

（4）要視空氣情況調(diào)好空調(diào)。

2、為客人服務(wù)：秘書還須對客人進行服務(wù)，比如出入公司時參照對經(jīng)理的服務(wù)進行接待。若需要來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙或畫報等。

文員工資一般多少

文員在單位里的工作內(nèi)容還是很多的，但也被視為是一些基礎(chǔ)的工作，比如收發(fā)郵件、接待、文書、印信以及檔案等方面都由文員來做。雖然文員從事的工作內(nèi)容比較多，但因沒有太多的技術(shù)含量，所以在單位里來說資相并不是很高。

一般來說，文員的工資多少與所在的地區(qū)整體消費水平有關(guān)。比如一線大城市里的文員可以拿到四千及以上的工資，而小一些城市可能只有兩千多塊錢。工作的地區(qū)消費高自然工資也會高一些，消費低的地區(qū)，文員工資了不會太高。

以在深圳工作為例吧，行政文員能獲得四千多的工資；人事文員在3800左右的工資；會計文員更高一些能拿到4千以上；還有生產(chǎn)文員可能只有3600元左右。如今快遞的發(fā)展迅速，所以還有跟單文員，能獲得每年4千元的工資。

不論是在哪個城市里工作，也不論是哪一種文員的類別，工資的多少與個人能力有很大的關(guān)系。雖然文員的技術(shù)含量看起來并不高，但那些工作時間久，工作經(jīng)驗豐富的文員同樣可以獲得較高的工資。關(guān)鍵的一點是，一定要堅持自己的工作，善于總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，想要獲得高薪就要在工作中努力。