一、檔案數(shù)字化的目的和意義

檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案或其他形式的信息資料通過數(shù)字技術(shù)手段進行處理和轉(zhuǎn)化，使其具備數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數(shù)字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數(shù)字化的主要目的是提高檔案的管理效率和服務(wù)水平。數(shù)字化檔案能夠方便快捷地進行存儲、檢索和利用，為檔案工作提供更加精準(zhǔn)、高效的支持。

2、意義

（1）檔案數(shù)字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術(shù)是有限的，這使歷史檔案可能出現(xiàn)不同程度的破壞，非常可惜。但現(xiàn)在科技發(fā)展，檔案數(shù)字化手段就避免了類似的情況發(fā)生。通過掃描、攝影等技術(shù)可以對檔案進行更好的保護。

（2）檔案數(shù)字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時期不同種類的知識，所以整理工作是很繁瑣重復(fù)的，而數(shù)字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

（3）檔案數(shù)字化還為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進一步開發(fā)檔案資源，文獻匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項工作。

二、檔案數(shù)字化的流程與要求介紹

檔案數(shù)字化流程主要包括檔案出庫、數(shù)字化前處理、數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描或信息采集、圖像處理或音視頻處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫。

1、檔案出庫

檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點無誤后，對檔案進行交接出庫。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

2、數(shù)字化前處理

（1）紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理包括確定掃描頁、編制頁號、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等內(nèi)容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像檔案數(shù)字化前處理包括確定信息采集范圍、檔案檢查及清洗、修復(fù)工作。

3、目錄數(shù)據(jù)庫建立

應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。

數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

可采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查，包括著錄項完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質(zhì)檔案掃描

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

在命名方面，應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。建議將用于長期保存的數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。用于提供利用的數(shù)字圖像可存儲為多頁文件，采用該檔案的檔號對圖像命名。

如檔號為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhì)文書檔案有3頁，其用于長期保存的數(shù)字圖像計算機文件名分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數(shù)字圖像計算機文件名為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

（2）錄音錄像檔案信息采集

應(yīng)根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備，進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后的數(shù)字音視頻信息清晰、完整、不失真，聲音和畫面效果最接近檔案原貌。應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對從庫房調(diào)用的錄音錄像檔案進行溫濕度平衡調(diào)整后方可進行信息采集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件圖像處理主要包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔案復(fù)制件的音視頻處理主要包括切分、剪切、轉(zhuǎn)換、降噪等。

6、數(shù)據(jù)掛接

數(shù)據(jù)掛接就是通過每件檔案數(shù)字復(fù)制件文件名、計算機文件名與目錄數(shù)據(jù)庫中該件檔案的檔號一致性和唯一性，建立起目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件或音視頻文件的一一對應(yīng)關(guān)系。數(shù)據(jù)掛接可通過數(shù)字化軟件批量、快速自動完成。同時應(yīng)在軟件中通過檔號等形式建立圖像文件或者音視頻文件與檔案原件的關(guān)聯(lián)。

7、數(shù)字化成果驗收與移交

檔案數(shù)字化完成后，檔案部門應(yīng)組織數(shù)字化成果驗收組對檔案數(shù)字化成果進行驗收。驗收采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結(jié)合的方式進行。

（1）驗收內(nèi)容

檔案數(shù)字化成果驗收對象包括數(shù)字圖像或音視頻文件、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作文件、存儲載體等。

（2）驗收指標(biāo)

能夠采用計算機自動檢驗的項目應(yīng)采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收中，對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗。檢驗比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率不低于95%。

錄音錄像檔案數(shù)字化應(yīng)對每個音視頻文件進行驗收，對前部、中部、后部進行分段播放，播放時長之和應(yīng)不低于該音視頻文件時長的10%。應(yīng)對數(shù)字化成果進行抽檢驗收，被抽檢的音視頻文件須完整播放，抽檢的音視頻文件的個數(shù)及持續(xù)時間總和均不應(yīng)低于該批次的音視頻文件的5%。對于目錄數(shù)據(jù)與其音視頻文件對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

8、檔案歸還入庫

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

分別按照紙質(zhì)檔案和錄音錄像檔案入庫相關(guān)要求，對完成數(shù)字化處理的檔案原件進行處理和清點，并履行檔案入庫手續(xù)。